Wzorem dokumentu możemy określić każdy pierwowzór, na podstawie którego był utworzony inny akt prawny. Wykorzystanie niniejszego wzoru w znaczący sposób pozwala skrócić czas tworzenia dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, mamy możliwość także zminimalizować ryzyko powstania błędów w dokumencie, który wystawiamy.
Specyficznym typem aktu prawnego, jest dokument księgowy, który tworzy się w sytuacji utrwalenia na piśmie
procesów gospodarczych, jakie tworzą się pomiędzy poszczególnymi subiektami albo stronami. Powyższy dokument często tytułowany jest dowodem, gdyż na jego kanwie możemy dochodzić swoich żądań zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed specjalnie do niniejszego celu wyznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.
I tak też możemy podzielić je na:
• Zastępcze – stworzone do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zbiorcze – służą dokonaniu wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne obce - stworzone przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują uprzednio stworzone zapisy według nowych wymagań klasyfikacyjnych,,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, będą to np. dokumenty obrotu kasowego, obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych, ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i przekazane w oryginale kontrahentowi
• Korygujące.
Dowody rachunkowe odgrywają istotną funkcję również jako fundament raportu finansowego i źródło analizy finansowej. Winny być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą zawierać w żadnym razie błędów, poprawek lub prób wymazania danych. Dokument z takimi zmianami można bardzo łatwo zakwestionować.
Dowód rachunkowy powinien posiadać między innymi:
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Czas zdarzenia oraz czas stworzenia dowodu rachunkowego,
• Opis funkcjonowania, jego wartość, jednostki,
• Sprecyzowany rodzaj dowodu,
• Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej
• Adnotację potwierdzającą kontrolę oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien być przygotowany w sposób jasny i zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontrolnych, ale także musi być napisany w języku polskim, a wszystkie waluty, jakie się w nim pojawią, muszą być zapisane w walucie polskiej (policzone po kursie z dnia utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich aktów prawnych.